Comment garder le lien en période de confinement ?

télétravvail : comment garder le lien avec son équipe

25 Mar Comment garder le lien en période de confinement ?

Nous souhaitons partager avec vous nos bonnes pratiques pour garder le lien au sein d’une équipe dans cette période de confinement.

Depuis plusieurs années maintenant, nous utilisons chez Maâtura des outils digitaux pour communiquer entre nous. En effet, les consultants sont sur la route toute la semaine et nous avons besoin de garder le lien entre nous.

Avec le confinement qui risque de s’étendre, les salariés sont coupés de leur entreprise.
  • Comment vont-ils reprendre le travail ?
  • Quel sera leur état d’esprit ?
Attention au pessimisme ambiant et à la démotivation. Si les employeurs ne gardent pas le contact pendant le confinement, on peut supposer que le retour à l’activité ne sera pas simple.
Il existe des outils simples, gratuits et efficaces pour rester en contact. Mais ayez en tête que c’est aux dirigeants et aux managers de donner du sens à ces outils. Vous pourrez mettre tous les outils du monde, s’ils ne sont pas portés par la direction, cela ne prendra pas !
C’est un mouvement qui doit venir du haut pour qu’il puisse avoir du sens.
D’ailleurs, certains de vos salariés ont surement dû, déjà, se créer des groupes WhatsApp ou Messenger pour échanger entre eux de façon informelle, et ce bien avant le confinement.
C’est un usage qui est déjà passé dans leur pratique quotidienne pour la plupart. Avoir des groupes de discussion entre collègues est très fréquent. Alors vous aussi, saisissez cette opportunité de rester en contact !
Pour maintenir le lien à distance, nous vous conseillons de mener 2 actions en parallèle :

1/ AVOIR UN ESPACE D’ÉCHANGE

Utiliser Slack pour garder le contact
Autres outils possibles :
  • Teams pour les fans de Microsoft
  • WhatsApp
  • Workplace (facebook pro)
Il existe plein de réseaux sociaux internes efficaces pour échanger comme sur un mur facebook, au fil de l’eau. Après en avoir testé plusieurs, aujourd’hui nous utilisons Slack car il est complet et surtout la version gratuite permet un usage tout à fait suffisant et efficient.
Comment bien utiliser un réseau social interne ?
Comme nous l’avons expliqué avant, c’est à la direction de donner le sens et la direction, vous pouvez commencer par remplacer tous vos mails internes par des communications sur l’outil choisi.
Sur Slack, vous pourrez créer des chaines dédiés aux différents projets que vous avez ou aux différentes thématiques.
Par exemple, chez Maâtura , nous avons les chaines suivantes :
  • Général : pour tout ce qui est de l’information courante
  • Commercial : pour informer des rendez-vous fait par les uns et les autres, mettre les compte-rendu de nos visites et dès qu’une affaire est signée comme slack est en lien avec notre CRM, nous avons l’info en direct
  • Communication : pour informer des communications à venir vers l’extérieur (mailing, newsletter, mise à jour du site, …)
  • Veille : dès que l’un d’entre nous lit un livre ou un article qui pourrait concerné le reste de la tribu, il le met ici
  • Associés : c’est une chaine privé qu’entre les associés de la tribu pour qu’ils puissent échanger sur leurs projets stratégiques.

 

2/ CRÉER DES POINTS DE RENCONTRE

Utiliser la visio pour communiquer
Se parler en direct, se voir est primordial en période de confinement, cela permet de sortir de son isolement. Créez-vous des temps de rencontre en fonction de votre activité sans surcharger non plus vos salariés de visio.
Comment bien utiliser des outils de visio  ?
Nous utilisons des outils différents et gratuits en fonction de l’utilisation que nous en avons :
  • En individuel et en interne : Slack est le plus simple avec un seul clic (la visio à 2 est gratuite mais vous pouvez en faire à plusieurs si vous passez à la version payante).
  • De 3 à 4 personnes ou en individuel avec l’externe : Whereby car c’est le plus simple d’utilisation, on envoie un lien et il suffit d’un clic pour se connecter (la version gratuite est jusqu’à 4 personne)
  • De 4 à 8 personnes : Webroom car on peut utiliser un tableau blanc, un tchat, c’est un outil simple à prendre en main pour animer des réunions (au delà de 8 personnes, il faut passer en version payante)
  • Pour plus de 8 personnes et pour seulement 40 minutes : Zoom

Voilà, à vous d’être agile dans l’utilisation des outils de visio. Mais surtout ce qui compte c’est de se fixer des objectifs pour ces temps de rencontre :

  • Communiquer une information à vos salariés
  • Partager pour savoir comment ils vivent la situation
  • Travailler sur un projet

Créez-vous des rituels en fonction de votre activité, de votre situation mais ne laissez pas vos salariés seuls. Certains ont peur pour leur santé, d’autres ont peur de l’avenir à savoir comment sera le monde de demain. Continuez à être honnête avec eux tout en les sollicitant pour construire le monde de demain ensemble.

C’est peut-être enfin le moment de questionner vos salariés sur leur vision de votre entreprise, ce sont eux qui sont sur le terrain tous les jours. Et nous le savons, ils ont pleins d’idées de ce qui pourraient être améliorer. Donnez-leur la parole, écoutez-les. Ils ont du temps pour réfléchir et vous aussi alors utilisez-le.

Un dernier conseil pour l’utilisation de la visio : pas plus d’une heure et demi car après on décroche.
Et si vraiment, vous n’êtes pas à l’aise avec la visio, n’oubliez pas le téléphone 😉
Autres outils possibles :
  • Teams pour les fans de Microsoft
  • Skype pour ceux qui l’ont déjà installé
  • Jitsi pour ceux qui aime configuré eux-même
Notre mission a toujours été d’accompagner nos clients dans leur réussite, et nous sommes là pour vous aider dans cette période inédite. Vous avez envie de mettre en place des actions concrètes mais vous ne savez pas comment vous y prendre : la tribu Maâtura est disponible pour vous.
Allez-y ! Contactez-nous durant cette période, nous nous ferons un plaisir de vous accompagner à titre gracieux.
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Nous avons déjà mis en place ces outils collaboratifs chez des clients et vous sommes en capacité de vous aider à les mettre en place.

  ” Les outils sont secondaires,

l’important c’est le sens que vous leur donnez.”



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